Как сократить рутину и повысить качество работы с процессами: опыт TSQ Consulting

Проекты по повышению операционной эффективности всегда связаны с масштабной аналитической работой: описание сотен процессов, подготовка регламентов, инструкций и технических заданий. Без надёжных инструментов это занимает слишком много времени и создаёт риск ошибок.

TSQ Consulting работает с операционной эффективностью более 15 лет, реализуя ежегодно свыше 120 проектов для компаний из разных отраслей. Среди ключевых направлений — аудит и оптимизация бизнес-процессов, внедрение систем риск-менеджмента, построение систем менеджмента качества.

Специалисты TSQ Consulting поделились опытом: как им удалось сократить рутинную работу при анализе процессов, повысить качество документов и сосредоточиться на создании ценности для клиентов — благодаря внедрению Business Studio.

Предпосылки изменений

Проекты по анализу бизнес-процессов в организации в меру свой специфики достаточно длительная и трудозатратная работа: иногда необходимо описывать и анализировать сотни разных процессов, составлять и оформлять десятки различных документов и технических заданий. 

Главный ресурс консалтинга — это время и внимание наших экспертов. Каждый час, потраченный на рутинные проверки документов или поиск связей между процессами, — это время, которое мы могли бы посвятить более глубокому анализу, разработке стратегий и созданию реальной ценности для наших клиентов. 

Именно поэтому компания искала инструмент, который позволит работать системно: не только визуализировать процессы, но и сопровождать проект от диагностики до внедрения. В результате выбор был сделан в пользу Business Studio — решения, которое оказалось удобным для практической работы и соответствующим ключевым принципам компании: системность, внимание к деталям, аккуратность и прозрачность.

Критерии выбора инструмента

Выбор платформы для работы с бизнес-процессами был для TSQ Consulting стратегическим. Важно было найти не просто программу для отрисовки схем, а инструмент-партнёр, который позволит системно работать с проектами и поддержит ключевые принципы компании.

1. Ликвидация «хаоса знаний».
Когда схемы процессов живут в Visio, регламенты — в Word, KPI — в Excel, а связи между ними — только в голове у аналитика, поиск нужной версии документа может занимать часы. Компании был нужен инструмент, который объединит всё в единую базу знаний, где каждый кейс привязан к конкретному проекту. Это обеспечило максимальную системность работы. 

Как отметил эксперт компании: «Теперь весь наш каталог кейсов — в одной системе. Нужен типовой процесс подбора для производственного предприятия? Не создаём с нуля — копируем из библиотеки и адаптируем за час».

2. Актуальность данных.
Даже небольшая ошибка в регламенте из-за человеческого фактора или устаревшей оргструктуры может подорвать доверие клиентов. Business Studio позволяет создавать живые связи: изменили название должности — оно автоматически обновилось во всех процессах, регламентах, инструкциях и матрицах ответственности.

«У клиента упразднили должность, распределив функции между двумя другими. Без Business Studio мы бы правили 15 документов вручную. Теперь меняем владельцев операций на диаграмме, и все документы генерируются заново. Риск ошибки — нулевой».

3. Автоматизация рутины.
Подготовка регламента на 20 страниц, должностных инструкций или RACI-матрицы для сотни процессов может занимать до 70 % бюджета проекта. Business Studio снимает эту нагрузку за счёт готовых шаблонов и автоматической генерации документов.
Это экономит время аналитиков и позволяет не привлекать дизайнеров и верстальщиков для оформления. Благодаря синхронизации изменений команда не боится вносить коррективы: любые правки мгновенно отражаются во всех связанных документах.

«Выгружаем регламент из схемы BPMN за 15 секунд. Должностная инструкция для диспетчера? 10 секунд — и готова».

4. Эстетика и единообразие.
Для TSQ Consulting эстетика — это не только про красоту, но и про уважение к клиенту: ясные, аккуратные и единообразные документы. Business Studio позволяет автоматически формировать регламенты, ТЗ и стратегические карты по шаблонам с логотипом клиента. 

«Нет кошмара верстки в Word, когда всё “съезжает”. Настроили шаблон один раз — и получаем идеальный PDF».

Применение платформы

Инструмент пронизывает весь цикл консалтингового проекта: 

Проектирование и описание процессов (BPMN, EPC): Создаются визуальные, интуитивно понятные даже для “неаналитиков” диаграммы. Ключевое преимущество — автоматическая стыковка входов/выходов между процессами. 

«Нарисовал выход “Заявка на закупку” из процесса продажи — и он сразу появился как вход в процессе закупок. Система сама предлагает его “прицепить”. Это исключает разрывы». 

Разработка регламентирующей документации: Регламенты процессов, должностные инструкции, гайды — все генерируется автоматически на основе смоделированной схемы и заполненных в системе атрибутов (описаний шагов, ответственных, сроков). 

Создание Базы Знаний компании: Все артефакты проекта (процессы, документы, оргструктура, KPI) связаны, а конкретные проекты внутри программы легко найти по кодам заказ-нарядов. 

Стратегическое планирование (BSC): Строятся стратегические карты, цели привязываются к процессам и KPI. 

«Например, видим, как цель “Сократить срок вывода продукта на рынок” зависит от процесса “Производство”, и назначаем ответственного прямо здесь». 

Генерация Технических Заданий (ТЗ) на автоматизацию: Используются встроенные шаблоны ТЗ, куда BS автоматически подтягивает список процессов для автоматизации, требования к срокам, исполнителям и

функционалу. Подготовка ТЗ, которая раньше занимала около 8 часов работы, теперь занимает 15 минут на заполнение шаблона и всего 15 секунд на выгрузку. 

Архитектурное моделирование бизнеса: Визуализируются не только процессы, но и всю бизнес-архитектуру: организационную структуру, документооборот, материальные потоки, системы управления — и связи между ними. 

«У нас был проект для крупного производственного предприятия. Необходимо было составить матрицу ответственности RACI на 640 процессов и 120 ролей. Без BS это был бы буквально ад ручного труда, кроме того была вероятность в чем-то ошибиться. А перепроверять эту матрицу – еще дольше, чем заполнять с 0. Инструмент позволяет создавать такие сложные таблицы автоматически без необходимости перепроверок. Также он позволяет выгружать только отдельные части матрицы. И нет необходимости тратить лишнее время на ручное разделение большой сущности.”

Эффект: Время – деньги, а внимание – наш главный актив 

Опыт использования платформы показал, что эффект проявляется сразу в нескольких аспектах работы.

Сокращение времени на создание документов.
Ранее поиск и согласование информации требовали наибольших затрат времени: схемы хранились отдельно от текстов и исходников. Теперь всё находится в одной системе и подтягивается автоматически. Разработка 20-страничного регламента сократилась с 16 часов до 15 секунд, а подготовка пакета документации для среднего проекта (50–100 процессов) занимает меньше 12 часов.

Упрощение правок.
Одной из самых болезненных задач в консалтинге были бесконечные итерации при изменении требований клиента. Business Studio превратил этот процесс в предсказуемую операцию: все объекты (процессы, роли, документы) связаны в системе, и любое изменение автоматически обновляет регламенты, инструкции и RACI-матрицы.

Снижение когнитивной нагрузки команды.
Ручной поиск, сверка данных и верстка документов уходят в прошлое. Это высвобождает ресурсы для анализа, креативной работы и взаимодействия с клиентами. Для консалтинга, где внимание экспертов — главный инструмент создания ценности, это критически важно.

Рост доверия клиентов.
Прозрачность процессов, «живые» связи, быстрая реакция на изменения и безупречно оформленные документы укрепляют доверие и повышают лояльность заказчиков.

Быстрая адаптация новых сотрудников.
Единая база знаний и интуитивность системы позволяют вводить в проект нового аналитика буквально за час обучения.

Применение в разных проектах

Практика показала, что инструмент одинаково хорошо работает в проектах разного масштаба и отрасли.

• Малый бизнес. Описание ключевых процессов (5–10) и генерация регламентов и инструкций занимают всего несколько часов.
  
• Промышленные холдинги. Есть возможность моделировать сложные цепочки с сотнями процессов и автоматически формировать матрицы RACI и технические задания.
  
• Госсектор и банки. Поддерживаются требования стандартов и законов (ГОСТ Р ИСО, ФЗ-44, ФЗ-223), автоматизировано создание документов под строгие нормативы.

Отдельного внимания заслуживает простота внедрения. Для старта достаточно базовых функций — рисования схем и генерации регламентов. Новый аналитик осваивает систему примерно за час, а для углублённой работы доступен продвинутый курс. Гибкие форматы работы (локально, в облаке, с доступом для клиента) и поддержка разработчика помогают быстро встроить инструмент в проект.

Проекты по анализу и оптимизации бизнес-процессов всегда связаны с большим объёмом описаний и документов. Главный вызов для консультантов — не позволить этой рутине отнять время и внимание экспертов.

Business Studio помогает справляться с этой задачей: объединяет процессы, роли и документы в единую систему, автоматически синхронизирует изменения и снимает нагрузку с команды. Благодаря этому консультанты могут сосредоточиться на аналитике, стратегии и поиске решений, а не на ручной работе.