Как за несколько недель навести порядок в ответственности и процессах: подход Business Studio

Если руководителю или топ-менеджеру сложно за несколько минут найти информацию, кто за что отвечает и почему растут издержки – значит, цифровая модель бизнеса пока не работает. В этой статье наш партнёр, консультант по управлению, преподаватель и член ABPMP Russian Chapter Иван Глебов, показал, как за несколько недель собрать управляемую картину деятельности: связать цели и KPI с оргструктурой, разложить жизненный цикл ключевых документов по ответственным и получить перечень ключевых процессов с понятными владельцами. 

Что дает компании бизнес-моделирование

Прежде чем переходить к шагам и инструментам, зафиксируем, какие задачи должно решать бизнес-моделирование и какой результат имеет смысл считать ощутимым для компании. 

Основные цели бизнес-моделирования включают:

• Выявление и разграничение зон ответственности сотрудников;
• Повышение управляемости компании;
• Оптимизацию деятельности работников;
• Подготовка бизнес-процессов к автоматизации.

Бизнес-моделирование (создание цифровой модели предприятия) помогает выявить причины проблем в деятельности предприятия, оптимизировать процессы и повысить прозрачность управления.

Цифровое моделирование служит основой для комплексной автоматизации и стратегического развития деятельности компании.

Результаты бизнес-моделирования ощущают все уровни компании – от владельцев и директоров направлений до рядовых сотрудников. 

Это достигается за счет формирования:

• Единых, актуальных карт деятельности компании и подразделений;
• Четкой структуры зон ответственности и рабочих инструкций;
• Актуальной информации о процессах для их автоматизации.

Бизнес-моделирование традиционно ассоциируется с длительными сроками реализации. Вместе с тем современные условия ведения бизнеса диктуют необходимость быстрого получения результатов. 

Далее статье представлен подход к достижению первых значимых результатов бизнес-моделирования в сжатые сроки – за недели и за месяцы. 

При этом, данные рекомендации никоим образом не исключают необходимости осуществления долгосрочных проектов по глубокому и системному моделированию деятельности компании.

Рекомендованный порядок старта бизнес-моделирования в компании

По мнению автора, успешное и ценное бизнес-моделирование деятельности предприятия строится на следующих начальных шагах:

1. Создание процессного офиса или департамента по бизнес-моделированию, подчинённого непосредственно первому лицу в компании и приобретение и внедрение специализированной информационной системы для осуществления моделирования – например, ИС «Business Studio»;
2. Определение стратегических целей компании и ключевых показателей достижения целей компании;
3. Моделирование оргструктуры компании;
4. Выявление перечня объектов деятельности в процессах компании: документов и материальных ценностей, используемых в процессах компании, с назначением ответственных лиц за этапы жизненного цикла документов в процессах компании;
5. Определение перечня ключевых процессов компании с назначением владельцев и определением участников этих процессов;

Эти стартовые шаги позволяют создать основу для единого создания и развития цифрового пространства для анализа и улучшения деятельности компании.

Выполнение перечисленных выше шагов очень быстро будет вскрывать много существенных недоработок, противоречий и издержек в деятельности компании, и эту информацию может быть сразу использовано на благо развития компании, принимая эффективные управленческие решения.

Далее, эти шаги будут рассмотрены чуть более подробно.

1. Создание процессного офиса

Создание процессного офиса или департамента по бизнес-моделированию, подчинённого непосредственно первому лицу компании, является важным шагом на пути к системному и эффективному управлению бизнес-процессами. Высокий уровень подчинения процессного офиса руководителю организации обеспечивает необходимую поддержку и полномочия для проведения изменений, которые часто вызывают перестройку взаимодействия между подразделениями. Это позволяет офису играть роль драйвера оптимизации и внедрения новых стандартов работы без излишнего сопротивления внутри компании.

Одной из ключевых задач процессного офиса становится формирование и поддержка цифровой модели предприятия — целостной базы данных бизнес-процессов, их взаимосвязей и регламентов. Для качественного моделирования и сопровождения процессов крайне важно внедрение специализированной информационной системы, например, ИС «Business Studio». Такие системы обеспечивают стандартизацию, прозрачность и удобство работы с моделями процессов, упрощая анализ, мониторинг и последующую оптимизацию бизнес-деятельности.

Кроме того, процессный офис отвечает за установление единых методологий и стандартов моделирования, обучение сотрудников компании принципам процессного управления и регулярный контроль качества описаний процессов. Внедрение ИС «Business Studio» позволяет централизовать управление процессами, повысить их качество и сократить время на создание и обновление моделей. В результате организация получает эффективный инструмент для повышения операционной эффективности и адаптации к быстро меняющимся условиям рынка. Состав команды процессного офиса описан в статье «Организация командной работы по моделированию в информационной системе “Business Studio”» 

Этот шаг может быть выполнен за 2-4 рабочих недели, если её формировать из числа имеющихся работников компании или 1-2 месяца, если в компании будет производится дополнительный набор специалистов для процессного офиса.

Результатом этого шага является создание команды специалистов, отвечающих за цифровое моделирование компании и создание единого внутреннего web-ресурса «Business Studio Portal», на котором будут публиковаться результаты всех последующих шагов.

2. Определение стратегических целей 

Определение стратегических целей компании — это фундаментальный этап, который задает направление развития организации на долгосрочную перспективу. Стратегические цели отражают желаемое состояние компании в будущем и служат базой для формирования планов и решений на всех уровнях управления. Для успешного определения таких целей необходимо проведение комплексного анализа текущего состояния компании, ее ресурсов, конкурентной среды и отраслевых факторов успеха. Это позволяет выбрать приоритетные направления развития, максимально соответствующие возможностям и миссии компании.

Стратегические цели должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми, что достигается за счёт привязки к ключевым показателям эффективности (KPI) и временным рамкам. Важно, чтобы поставленные цели учитывали различные аспекты деятельности — финансовые результаты, удовлетворённость клиентов, эффективность внутренних процессов и развитие персонала. Такой комплексный подход помогает установить баланс между краткосрочными задачами и долгосрочными амбициями компании, а также способствует мотивации сотрудников и единообразию действий в организации.

Процесс постановки стратегических целей начинается с формулировки общего видения и миссии компании, которые отражают её главную цель и ценности. Далее проводится уточнение и детализация целей с учётом анализа рынка и внутренних возможностей. Для контроля достижения результатов разрабатываются ключевые показатели и система мониторинга прогресса. Постоянное отслеживание и корректировка целей в зависимости от изменения внешней и внутренней ситуации обеспечивают гибкость и адаптивность бизнеса, что позволяет удерживать конкурентные позиции и успешно развиваться в долгосрочной перспективе.

Этот этап может быть инициирован и выполнен руководством компании параллельно с реализацией первого шага и обычно занимает 2–4 рабочих недели.

Результатом этого шага является создание соответствующем разделе цифровой модели предприятия (ЦМП) в ИС «Business Studio» стратегической карты компании, реестра стратегических целей, реестра KPI. Что позволит владельцам и руководству компании системно увидеть стратегию компании.

3. Моделирование оргструктуры

Моделирование организационной структуры является одним из ключевых этапов в построении эффективной системы управления компанией. Оно позволяет создать основу для дальнейшего распределение обязанностей, зон ответственности и полномочий между подразделениями и сотрудниками. Для качественного моделирования оргструктуры важно правильно отразить как иерархические связи, так и функциональное подчинение, что дает реальную картину взаимодействия внутри организации и позволяет выявить узкие места и дублирования функций.

Использование специализированной информационной системы, такой как ИС «Business Studio», значительно облегчает процесс моделирования организационной структуры. В системе можно создавать иерархические диаграммы, отображающие уровни подчинения, а также задавать функциональные связи между подразделениями. ИС «Business Studio» позволяет добавлять сотрудников, роли и подразделения в структуру, связывать их с бизнес-процессами, что обеспечивает прозрачность распределения ответственности и контроля.

Одной из важных функций системы Business Studio является возможность построения матриц распределения ответственности, которые показывают, кто является владельцем процесса, кто исполнителем, и как происходит взаимодействие между ними. Благодаря этому моделирование оргструктуры становится не просто визуализацией, а мощным инструментом для анализа эффективности работы и планирования изменений. В итоге организационная структура, построенная с помощью Business Studio, служит основой для разработки должностных инструкций, регламентов и управленческих документов, что способствует систематизации и оптимизации работы компании в целом.

Элементы смоделированной организационной структуры необходимо увязать со стратегическими целями и ключевыми показателями компании. Такая увязка обеспечивает чёткое понимание роли каждого подразделения и сотрудника в достижении общей стратегии. В результате создаётся прозрачная система ответственности и контроля, где каждый элемент структуры ориентирован на выполнение конкретных бизнес-целей, измеряемых соответствующими показателями эффективности (KPI). Это позволяет выстроить эффективное взаимодействие между подразделениями и обеспечивает стратегическую согласованность всех уровней управления.

Увязка организационной структуры с целями компании также способствует адаптивности и гибкости организации, так как позволяет быстро корректировать задачи и приоритеты подразделений в ответ на изменения внешней среды или стратегии. Кроме того, это важно для мотивации сотрудников, поскольку каждый понимает, как его деятельность влияет на результаты всей компании. Такой подход является основой для системного управления и реализации стратегии через эффективно построенную организационную модель.

Время цифрового моделирования в ИС «Business Studio» организационной структуры компании зависит от количества должностных позиций в компании и от количества физических лиц. По личному опыту автора статьи, требуется примерно один рабочий день на моделирование должностей и подразделений из расчёта на 30-50 работников. Т.е. моделирование организационной структуры компании штатом в одну тысячу работников займёт от 20 до 30 рабочих дней.

Результатом этого шага будет чёткое определение зон ответственности должностных лиц и подразделений компании за достижение стратегических целей компании и за достижение ключевых показателей эффективности.

4. Выявление объектов деятельности в процессах

В современной практике управления компаниями важным этапом становится выявление объектов деятельности — таких как документы, комплекты документов и другие ключевые объекты, участвующие в бизнес-процессах. 

Этапы жизненного цикла документов согласно требованиям СМК можно представить в виде следующего списка:

• Разработка,
• Согласование, 
• Утверждение,
• Регистрация и учёт,
• Размножение и рассылка,
• Хранение,
• Контроль, актуализация и внесение изменений,
• Аннулирование, архивирование или уничтожение.

После идентификации объектов деятельности следующим критичным шагом является построение матрицы ответственности за этапы жизненного цикла каждого объекта. Такая матрица связывает конкретных владельцев, исполнителей и контролёров с определёнными стадиями работы с документами или другими объектами, что обеспечивает прозрачное распределение ответственности согласно требованиям Системы Менеджмента Качества (СМК). В ИС «Business Studio» эти связи можно формализовать, что помогает избежать неопределённости и пересечений зон ответственности, а также обеспечить контроль выполнения процедур и регламентов.

Таким образом, внедрение ИС «Business Studio» помогает компаниям не только структурировать и автоматизировать управление ключевыми объектами деятельности, но и гарантирует соответствие процессов стандартам качества через чёткую картину ответственности. Это создаёт предпосылки для повышения эффективности работы, уменьшения ошибок и ускорения процессов за счёт прозрачной координации и контроля на всех этапах жизненного цикла объектов деятельности.

Время выполнения этого шага так же зависит от размеров компании и может быть выполнено примерно за 3-6 месяцев для компании размером в несколько тысяч работников.

Результатом этого шага будет чёткое определение зон ответственности должностных лиц и подразделений компании за объекты деятельности в процессах компании с построением соответствующих матриц ответственности.

5. Определение перечня ключевых процессов

Определение перечня ключевых процессов компании — важный этап в построении эффективной бизнес-модели. Ключевые процессы — это те, которые напрямую влияют на создание ценности для клиентов и достижение стратегических целей организации. В первую очередь стоит выделить процессы, связанные с основным продуктом или услугой, взаимодействием с клиентами, управлением ресурсами и контролем качества. Фокусировка на них помогает оптимизировать деятельность и повысить конкурентоспособность.

Для точного выявления ключевых процессов используют системный анализ текущей деятельности, сбор и анализ данных, а также интервью с руководителями и сотрудниками компании. Задача — определить процессы, критичные для успеха компании, их взаимосвязи и влияние на финансовые и операционные показатели. При этом важно понимать границы процессов — что входит в их состав, какие ресурсы и результаты задействованы.

ИС «Business Studio» представляет собой мощный инструмент для формализации и визуализации процессов. Она позволяет создавать детализированные модели, где процессы связаны с ответственными за них подразделениями и сотрудниками, а также с показателями эффективности. В цифровой модели компании отражаются не только процессы, но и связи между ними, что облегчает выявление узких мест и построение сценариев развития. Благодаря ИС «Business Studio» бизнес получает прозрачную и управляемую структуру процессов, которая служит базой для дальнейшей оптимизации и развития.

Время выполнения этого шага зависит от размеров компании и может быть выполнено примерно за 3-6 месяцев для компании размеров в несколько тысяч работников.

Результатом этого шага будет получение перечня (не моделей!) ключевых процессов компании и определение должностных лиц компании, являющихся владельцами этих процессов.

Заключение

Бизнес-моделирование с применением современных методик и инструментов — это системный путь к повышению эффективности компании. Цифровая модель предприятия, охватывающая миссию, финансы, IT, структуру и процессы, формирует прозрачную и управляемую среду.

Реализация предложенных шагов позволяет быстро получать реальные результаты от бизнес-моделирования, но это не отменяет необходимости и ценности дальнейших работ детальному моделированию бизнес-процессов компании с целью их оптимизации и автоматизации.

В заключении статьи хотелось бы отметить, что изложенная выше информация представляет собой лишь краткое руководство первым шагам по моделированию в ИС «Business Studio», и в настоящее время продолжается разработка более подробных методических материалов в этой области.

По вопросам, связанным с представленными подходами и обменом опытом по бизнес-моделированию, можно связаться с автором:

Иван Глебов, консультант по управлению, член ABPMP Russian Chapter.

E-mail: admin@sutra.info

Сообщество в Telegram: https://t.me/SUTRAinfo