RPA на производстве: как выбрать процессы, чтобы роботы радовали

На производстве неверно выбранный процесс для RPA быстро бьет по результату. Нередко оказывается, что технология требует постоянных доработок, стоимость ее поддержки перекрывает экономию, да еще и сотрудникам проще работать вручную. Поэтому важно отбирать процессы для автоматизации осознанно и с четким видением того, как это будет работать в реальности. 

В производстве RPA обычно дает эффект там, где много рутинных действий в системах, где нужен повторяемый результат и минимизация человеческих ошибок (учет, контроль, отчетность, мониторинг и т.п.).

Собрали для вас 5 критериев отбора процессов и примеры из свежей российской практики.

Критерий 1. Процесс основан на однозначных правилах

Почему это важно: как правило, RPA не умеет додумывать (и это хорошо). Если в процессе много трактовок и ситуативных решений, автоматизированный инструмент либо будет постоянно останавливаться, либо потребует ручной разбор почти каждого кейса.

Пример из практики: в контуре поставки и учета электроэнергии для предприятий Северстали ПО “Робот” полностью исключило ручной труд в цепочке: сверка данных учета, согласование объемов закупок, подписание итоговых значений ЭЦП, формирование отчетов и отправка контрагентам. По сути, это типовой сценарий для RPA: четкие правила проверки, фиксированный набор шагов и проверяемый результат.

Критерий 2. Высокий объем и частота операций

Почему это важно: RPA окупается и становится управляемым инструментом там, где есть достаточная масса: много однотипных транзакций, повторяемые циклы.

Пример из практики: ММК еще в прошлом году фиксировало, что за шесть лет роботизировано порядка 300 бизнес-процессов, а накопленный экономический эффект составил 730 млн руб. За счет масштаба (около 300 процессов) видно, что в ММК RPA выстроена как системная стратегия, а не набор разовых автоматизаций: есть центр компетенций, мониторинг ROI и масштабирование. Это обычно означает фокус на повторяемых, измеримых сценариях, где эффект можно подтвердить и развивать. 

При этом при больших объемах цена ошибки в выборе процессов и в запуске растет: один неудачный кандидат может свести на нет весь положительный эффект. 5 февраля на платформе Клуба ЭБС пройдет вебинар «RPA на производстве: как избежать ошибок?» ー разберем, какие процессы на производстве лучше отдавать роботам, как не получить простои при внедрении и как масштабировать RPA “от одного процесса до производства” на опыте Группы ПРОДО (Семен Кузнецов) и Черкизово (Кирилл Букин).

Критерий 3. Процесс стабилен и понятен, изменения управляются

Почему это важно: если процесс и ИТ-контур часто меняются, робот будет регулярно ломаться, а команда ー жить в режиме постоянного ожидания доработок.

Пример из практики: в Норникеле Центр компетенций RPA в 2022-2023 перенес 102 программных робота на отечественную платформу без потери функциональности. Параллельно команда перенесла переиспользуемые компоненты, прошла обучение по новой платформе, а также наладила архитектурную верификацию, тестирование и контроль качества ввода в эксплуатацию. По опыту такие бесшовные миграции обычно обычно возможны только когда процессы и правила достаточно устойчивы, а изменения ー управляемы.

Критерий 4. Много рутины и минимум сложного мышления

Почему это важно: RPA отлично заменяет ручные действия в интерфейсах (перенос, сверки, оформление), но плохо подходит для задач, где нужно разбираться в чем-то нестандартном, спорить с первопричиной и принимать экспертные решения.

Пример из практики: в Северсталь-ЦЕС RPA применяют, в том числе, для получения и разнесения банковской выписки, работы с первичной документацией (регистрация/согласование/контроль комплектности) и формирования справок 2-НДФЛ ー это как раз ручные, но алгоритмизированные операции. 

Критерий 5. Транзакционный процесс с четкими входами/выходами и измеримым циклом

Почему это важно: транзакции проще контролировать (логирование, сверки, мониторинг), проще измерять результат и проще масштабировать без потери управляемости.

Пример из практики: в кейсе КАМАЗ описан проект по сверке НСИ в сбытовых заказах: робот проверял массив порядка 300 заказов, и если сначала на обработку уходило почти 2 дня, то после доводки процесс стал занимать 2–3 часа. Это типичная “транзакция”: понятный вход (пакет заказов), предсказуемые шаги обработки и измеримый выход (обновленные/сверенные данные).

Если базовые 5 критериев соблюдены, дальше имеет смысл уточнять выбор по дополнительным параметрам:

• Критичность для производства (влияние на выпуск/качество/отгрузки)
• Риск ошибок и цена ошибки (штрафы, простои, брак, пересортица)
• Доля исключений (сколько нестандартных ситуаций реально встречается)
• Уровень цифровой наблюдаемости (качество/структурированность данных, стабильность интерфейсов)
• Зависимость от сквозных процессов (сколько подразделений в цепочке, где могут быть задержки)
• Сопровождаемость (как часто меняются формы, справочники, регламенты, права доступа)

Один совет для старта выбора процессов

Перед тем как утвердить первый процесс под RPA, сделайте короткий прогон на реальных данных в реальном объеме и измерьте две вещи: долю нестандартов и насколько предсказуемы изменения в рабочих системах и шаблонах, с которыми будет работать робот
То есть: возьмите 30–50 реальных кейсов (или типичный дневной/сменный объем), прогоните по будущей логике робота и зафиксируйте:

1. сколько случаев “не по шаблону” (исключения/пропуски/вариативность),
2. что меняется от изменений/разночтений в интерфейсе/шаблонах.

Именно проверка в боевых условиях быстро показывает, где робот начнет требовать ручных вмешательств и доработок. Такой способ валидации применимости RPA перед масштабированием точно не будет лишним.

RPA на производстве ー это проверка управляемости ваших процессов. Если правила неустойчивы, данные ненадежныー автоматизация подсветит слабые места и сделает их заметнее. И наоборот, если процессы выстроены, RPA станет ускорителем, который масштабирует дисциплину и эффект.